ห้องสมุดเอกสารสาธารณะอ้างอิงเพื่อการพลิกโฉมรัฐบาลไปสู่ดิจิทัล (Government Digital Transformation)
1) ควรทำ URL Link กำกับ QR Code ด้วยไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่าน eMail หรือการเผยแพร่ทาง Social Media
2) การใช้ QR Code ในแฟ้มเอกสาร/สิ่งพิมพ์ ควรระบุ URL Link กำกับด้วย โดยเฉพาะแฟ้มเอกสารควรกำหนดให้อยู่ในลักษณะของ clickable URL
3) QR Code ควรมีขนาดไม่น้อยกว่า 1.5 cm x 1.5 cm ตำแหน่งการจัดวางขึ้นอยู่กับความเหมาะสม
4) ไม่ทำ QR Code กับเอกสารต้นเรื่องหรือเอกสารนำส่ง
เครื่องมือช่วยสร้าง QR Code
5) URL ที่ยาว หรือมีตัวอักษรไทย ควรแปลงเป็น Short URL ก่อนเผยแพร่
เครื่องมือช่วยสร้าง Short URL
เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การเผยแพร่ผ่านระบบออนไลน์ นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์
หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่
เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีดำเนินการข้างต้น หลายๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถนำไปใช้งานต่อยอดได้ และก็มีจำนวนไม่น้อยที่ไม่สามารถใช้งานต่อยอดได้ ดังเช่น
ดังนั้นเพื่อให้กระบวนการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของหน่วยงาน เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม ขอนำเสนอประเด็นควรทราบและปรับใช้งาน ดังนี้
ทุกครั้้งที่มีการเลือกใช้ฟอนต์ที่ไม่ใช่ฟอนต์ทั่วไป หรือฟอนต์ที่มากับ windows เช่น ฟอนต์ตามประกาศราชการ TH Sarabun ควรบันทึกเอกสารพร้อมกับการฝังฟอนต์ดังกล่าวไปกับตัวเอกสารด้วยทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เปิดสามารถทำงานกับเอกสารได้ทันที โดยไม่มีปัญหากับ “ฟอนต์” ที่อาจจะไม่มีในคอมพิวเตอร์ที่เปิดเอกสารนั้น อาจจะส่งผลให้ไฟล์เอกสารที่ต้องนำเผยแพร่ หรือใช้งานแลกเปลี่ยนกันเกิดปัญหาการแสดงผลที่ผิดพลาด รวมทั้งเป็นภาระในการหาฟอนต์มาติดตั้ง ผู้สร้างเอกสารควรใช้ความสามารถของ Microsoft Word, Microsoft PowerPoint ให้เต็มประสิทธิภาพ โดยการฝังฟอนต์ (embed font) ไปกับแฟ้มเอกสารก่อนเผยแพร่นะครับ แต่ก็น่าแปลกคำสั่งนี้มาพร้อมกับ Microsoft Office นานมากแล้วกลับพบว่ามีคนรู้จักใช้น้อยมาก ยังไงถือโอกาสนี้ใช้กันให้เป็นมาตรฐานเลยนะครับ
ตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าหลายคนไม่รู้จักเครื่องมือที่ Word, PowerPoint เตรียมให้ก็คือ การพิมพ์ตัวเลขทศนิยมดังภาพ
เป็นอะไรที่งง มากกับการพิมพ์ ชื่อ ตำแหน่งในหนังสือราชการ … ซึ่งต้องจัดกึ่งกลางซึ่งกันและกัน
Word ได้เพิ่มความสามารถการทำงานเอกสารวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานให้สะดวกมากขึ้น โดยการเพิ่มฟังก์ชันใส่รายการอ้างอิงพร้อมจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเล่มรูปแบบมาตรฐาน อย่าง APA, MLA, Chicago และอื่นๆ
การทำงานเริ่มต้นด้วยการเตรียมเนื้อหาวิชาการ ดังตัวอย่าง
ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้
แนวทางในการสร้างงานนำเสนอด้วย Microsoft Office PowerPoint นั้น เพื่อให้ได้งานนำเสนอที่มีคุณภาพ งานเสนอมีคุณภาพไม่เพื้ยน และเอกสารนำเสนอยังแสดงผลสวยงามตามที่ผู้สร้างได้กำหนด ผู้สร้างงานนำเสนอควรเข้าใจการทำงานของ Layout, Slide Master การควบคุมฟอนต์ เพื่อให้งานนั้นยังคงมีรูปแบบเดิมเหมือนตอนที่สร้าง โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างงานนำเสนอด้วย Power Point และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
แนวทางในการสร้างเอกสารด้วย Microsoft Office Word นั้น เพื่อให้ได้งานเอกสารที่มีคุณภาพ เอกสารไม่เพี้ยน เอกสารยังแสดงผลปกติ เมื่อผ่านไประยะเวลาหนึ่ง หรือเปิดผ่านโปรแกรมในกลุ่ม Office และเอกสารไม่เสียหาย ผู้สร้างเอกสารควรเข้าใจงานพิมพ์ด้วย Style การใช้ Section เป็นต้น ทั้งนี้ได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างเอกสาร Word และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
