เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การเผยแพร่ผ่านระบบออนไลน์ นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์
หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่
- การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF
- การแปลง (Convert) หรือส่งออก (Export) เอกสารต้นฉบับที่อยู่ในรูปของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF
เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีดำเนินการข้างต้น หลายๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถนำไปใช้งานต่อยอดได้ และก็มีจำนวนไม่น้อยที่ไม่สามารถใช้งานต่อยอดได้ ดังเช่น
- การสแกนเอกสารต้นฉบับด้วยความละเอียดต่ำ ทำให้เอกสาร PDF ที่ได้ ไม่สามารถผ่านกระบวนการ OCR ได้
- การสแกนเอกสารต้นฉบับโดยไม่ใส่ใจประเด็นความเอียงของเอกสารต้นฉบับ ทำให้ได้เอกสาร PDF ที่ไม่สวยงาม อ่านยาก
- การแปลงหรือส่งออกเอกสารต้นฉบับที่มีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย และหรือฟอนต์ที่ต้องการการติดตั้งเพิ่มเติม ทำให้เอกสาร PDF มีปัญหาเกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต์
- การเสียเวลาจัดทำ Bookmark ของเอกสาร PDF
ดังนั้นเพื่อให้กระบวนการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของหน่วยงาน เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม ขอนำเสนอประเด็นควรทราบและปรับใช้งาน ดังนี้
เอกสาร PDF ที่ได้ด้วยกระบวนการสแกน
การสแกน เป็นกระบวนการสร้างเอกสาร PDF ที่ได้รับความนิยมมานาน และยังคงมีการปฏิบัติกันอยู่อย่างต่อเนื่อง อย่างไรก็ดีการสแกนเอกสาร ควรมีแนวปฏิบัติดังนี้
- เลือกอุปกรณ์สแกนที่เหมาะสมกับสภาพเอกสาร
- กำหนดความละเอียด (Resolution) หรือคุณภาพ (Quality) ของอุปกรณ์สแกน ให้อยู่ในระดับสูง เช่น 150 dpi ขึ้นไป
- วางกระดาษ หรือต้นฉบับเอกสารให้ตรง หรือตามสภาพจริงของกระดาษ
- ดำเนินการสแกน ตามขั้นตอน ดังนี้
โดยในขั้นตอนการสแกน มีกระบวนการย่อยที่ต้องพิจารณา ดังนี้
เมื่อสแกนเอกสารแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการตัดขอบ (Crop) การปรับแนวกระดาษ รวมทั้งกระบวนการปรับแต่งเอกสาร ซึ่งมีรายละเอียดย่อย ดังนี้
เมื่อจบขั้นตอนก็จะได้เอกสาร PDF ที่มีคุณภาพสูงและคุณภาพที่พร้อมเผยแพร่ อย่างไรก็ดีในการว่าจ้างบุคคลหรือหน่วยงานภายนอกดำเนินการสแกน ควรกำหนดรายละเอียดต่างๆ ใน TOR ว่าจ้างให้ชัดเจน
เอกสาร PDF จากการแปลงหรือการส่งออก
เอกสาร PDF จำนวนมากในปัจจุบัน มักจะได้มาด้วยกระบวนการแปลง (Convert) หรือการส่งออก (Export) โดยผ่านซอฟต์แวร์หรือคำสั่งเฉพาะ เช่น การแปลงเอกสารที่สร้างด้วย MS Office เป็นเอกสาร PDF ผ่านโปรแกรม Acrobat Processional หรือการส่งออกเอกสารที่สร้างด้วย OpenOffice.org/LibreOffice เป็น PDF ด้วยคำสั่ง Export เป็นต้น
ทั้งนี้เอกสาร PDF ที่ดำเนินการด้วยการแปลงหรือส่งออก ควรมีแนวปฏิบัติ ดังนี้
- เอกสารต้นฉบับ ควรสร้างด้วยความสามารถ Style เพื่อให้ระบบแปลงเนื้อหา Heading1, Heading 2, … เป็น Bookmark ให้อัตโนมัติ
- เอกสารต้นฉบับ ควรระบุข้อมูลเอกสาร (Document Properties หรือ Metadata) ให้เหมาะสม เพื่อให้ได้เอกสาร PDF ที่มี Metadata จากต้นแหล่ง
- เอกสาร PDF ควรมีข้อมูลบรรณานุกรมเพื่อประกอบการสืบค้นและการให้ข้อมูลต่อระบบเชื่อมโยงต่างๆ
- กำหนดรูปแบบการแปลงหรือส่งออกเอกสาร PDF ให้เหมาะสม ดังนี้
- เอกสาร PDF รูปแบบปกติ เพื่อการใช้งานทั่วไป
- เอกสาร PDF รูปแบบ Smallest File Size เพื่อเผยแพร่ผ่านอินเทอร์เน็ต
- เอกสาร PDF รูปแบบ PDF/A เพื่อการจัดเก็บเป็น Archives
- กรณีเอกสารลับควรส่งออกพร้อมกำหนดรหัสผ่าน
- กำหนดเงื่อนไขการใช้งานเอกสาร PDF ให้เหมาะสมก่อนเผยแพร่ เช่น สิทธิ์ในการคัดลอกข้อความ การสั่งพิมพ์
- หากเอกสารต้นฉบับ เช่น เอกสารงานพิมพ์ สื่อนำเสนอ มีการใช้ฟอนต์พิเศษ (ที่ไม่ละเมิดลิขสิทธิ์) ควรฝังฟอนต์ดังกล่าวมากับเอกสาร PDF ด้วยทุกครั้ง
เอกสาร PDF จากกระบวนการว่าจ้าง
หน่วยงานหลายหน่วยงาน มีกระบวนการว่าจ้างผลิตเอกสารสิ่งพิมพ์ โดยจัดทำต้นฉบับเอกสารจากหน่วยงาน ส่งให้ผู้ว่าจ้างดำเนินการจัดรูปแบบเอกสาร พร้อมจัดพิมพ์ตัวเล่ม และส่งมอบเป็น “เอกสารตัวเล่ม” โดยลืมประเด็นเอกสาร PDF ส่งผลให้หลายๆ ครั้งต้องนำเอกสารตัวเล่มมาสแกน และได้เอกสาร PDF ที่นำไปต่อยอดได้ยาก เอกสารอ่านยาก และเสียเวลา (อาจจะต้องเสียงบประมาณว่าจ้างสแกน) ดังนั้นหน่วยงานควรใส่ใจในประเด็นการว่าจ้าง โดยระบุในสัญญาการว่าจ้างให้ชัดเจนว่า จะต้องส่งมอบ
- เอกสารตัวเล่มที่มีความถูกต้อง
- ไฟล์ดิจิทัลที่มีลักษณะเดียวกับหนังสือ ในฟอร์แมต PDF ความละเอียดสูง (ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ ฟอร์แมต PDF/A ความละเอียดสูง (ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ และไฟล์ PDF/A เผื่อเผยแพร่ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (ความละเอียด 150 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ โดยจัดเก็บในอุปกรณ์บันทึกแบบพกพก (Flash Drive) ทั้งนี้ไฟล์ PDF ทั้งหมดจะต้องมีการจัดทำสารบัญในรูปแบบ Bookmark และลิงก์ไปยังเนื้อหาได้อย่างถูกต้อง ไฟล์ PDF จะต้องแสดงผลภาษาไทยได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ โดยฝังฟอนต์มากับไฟล์เอกสารด้วย
- แฟ้มเอกสารต้นฉบับในฟอร์แมต Text File … เพื่อความสะดวกในการนำเนื้อหาเผยแพร่ผ่านเว็บไซต์ หรือการปรับแต่งในครั้งถัดไป
- แฟ้มภาพดิจิทัลที่ประกอบการจัดทำเอกสารสิ่งพิมพ์ และไม่ละเมิดประเด็นทรัพย์สินทางปัญญา
- แฟ้มแบบอักษร (Font) ที่ใช้จัดหน้าเอกสาร และไม่ละเมิดประเด็นทรัพย์สินทางปัญญา
ตัวอย่างข้อกำหนดการว่าจ้างผลิตสิ่งพิมพ์
- ผู้รับว่าจ้างจะต้องออกแบบจัดทำสื่อสิ่งพิมพ์โดยใช้ซอฟต์แวร์ที่ถูกลิขสิทธิ์
- แบบอักษร ภาพ แผนภาพ และสื่อใดๆ ที่ใช้ประกอบ จะต้องไม่ละเมิดประเด็นทรัพย์สินทางปัญญา ทั้งนี้หากมีเหตุอันใดอันเกิดจากการละเมิดทรัพย์สินทางปัญญา ผู้รับว่าจ้างจะต้องเป็นผู้รับผิดชอบแต่เพียงผู้เดียว
- ผู้รับว่าจ้างจะต้องจัดส่งผลงานในรูปแบบหนังสือขนาด …. ที่ผ่านการตรวจสอบคุณภาพแล้ว จำนวน … เล่ม พร้อมทั้งไฟล์ดิจิทัลที่มีลักษณะเดียวกับหนังสือ ในฟอร์แมต PDF ความละเอียดสูง (ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ ฟอร์แมต PDF/A ความละเอียดสูง (ความละเอียดไม่น้อยกว่า 300 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ และไฟล์ PDF/A เผื่อเผยแพร่ผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต (ความละเอียด 150 dpi) จำนวน 1 ไฟล์ โดยจัดเก็บในอุปกรณ์บันทึกแบบพกพก (Flash Drive) ทั้งนี้ไฟล์ PDF ทั้งหมดจะต้องมีการจัดทำสารบัญในรูปแบบ Bookmark และลิงก์ไปยังเนื้อหาได้อย่างถูกต้อง ไฟล์ PDF จะต้องแสดงผลภาษาไทยได้อย่างถูกต้องสมบูรณ์ โดยฝังฟอนต์มากับไฟล์เอกสารด้วย
- รับว่าจ้างจะต้องส่งมอบไฟล์เนื้อหาที่ใช้จัดทำหนังสือในฟอร์แมต Text File และไฟล์ดิจิทัลของภาพ แผนภาพ รวมทั้งสื่อใดๆ ที่ใช้ประกอบ แยกเป็นรายชิ้นไฟล์ โดยจัดเก็บในอุปกรณ์บันทึกแบบพกพก (Flash Drive)
เอกสาร PDF แม้ว่าจะเป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลที่สำคัญมากสำหรับองค์กร แต่ที่ผ่านมาพบว่ามีกระบวนการผลิตที่ยังไม่ได้มาตรฐาน คำแนะนำนี้คงช่วยให้หน่วยงานที่สนใจนำไปปรับประยุกต์เป็นแนวปฏิบัติขององค์กรท่านต่อไปได้นะครับ