แนวปฏิบัติการพัฒนาเว็บไซต์

การพัฒนาเว็บไซต์เป็นช่องทางหนึ่งที่ช่วยสร้างภาพลักษณ์ให้กับองค์กร หน่วยงาน กิจกรรมหรือบุคคล ดังนั้นการออกแบบพัฒนาเว็บไซต์ ต้องคำนึงถึงความพร้อมของผู้ชมเว็บเป็นหลัก คือ ไม่เกิดปัญหาการแสดงผลภาษาไทย โหลดได้เร็ว สืบค้นได้ง่าย รองรับกับเทคโนโลยีส่วนมากของผู้ชมเว็บ ฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (STKS) ขอนำเสนอแนวปฏิบัติที่จำเป็นในการออกแบบพัฒนาเว็บไซต์ ดังนี้

แนวปฏิบัติการพัฒนาเว็บไซต์สำหรับเว็บไซต์…..
ในสังกัด…
ประกาศ ณ วันที่ ….

หลักการและเหตุผล

การพัฒนาเทคโนโลยีทางด้านคอมพิวเตอร์ และระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง ทำให้ความนิยมในการเข้าถึงข้อมูลหรือใช้บริการต่างๆ ในระบบเครือข่ายอินเทอร์เน็ตมีมากขึ้น ด้วยเหตุนี้จึงมีการใช้ระบบเครือข่ายในการนำเสนอข้อมูล หรือติดต่อสื่อสาร หรือประกอบธุรกรรมต่างๆ มากขึ้นตามไปด้วย

เพื่อให้การนำเสนอข้อมูลดังกล่าวของหน่วยงานมีคุณภาพสูง สวย ใช้งานได้ดี จาก Web browser ทุกชนิด รวมทั้งควรมีการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับผลงานทุกประเภทของหน่วยงาน และเป็น Search engine friendly คณะทำงานบริหารและพัฒนาเทคนิคเว็บไซต์จึงได้กำหนดรูปแบบแนวปฏิบัติของการจัดทำเว็บไซต์ ซึ่งสนับสนุนฟังก์ชันและพันธะกิจขององค์กร โดยเน้นที่ประสิทธิภาพ ความสอดคล้อง และการเข้าถึงโดยไม่แบ่งชนชั้น เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อประชาชนผู้สนใจทั่วไป

Read more

การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล

สื่อดิจิทัลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มเอกสารดิจิทัล (File) ในอุปกรณ์จัดเก็บรูปแบบต่างๆ ทั้งฮาร์ดดิสก์ อุปกรณ์จัดเก็บแบบพกพา ดังนั้นการจัดวางโครงสร้างการจัดเก็บที่ดีย่อมทำให้การเข้าถึงและใช้งานแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว

Read more

การใช้สื่อสังคมออนไลน์

ปัจจุบันกระแสการใช้สื่อสังคม (Social Media) และเครือข่ายสังคม (Social Networking) อย่าง Facebook, Twitter, Youtube ได้รับความนิยมสูงมาก ทั้งในรูปแบบการใช้ส่วนบุคคล โครงการ จนถึงระดับองค์กร มีการเผยแพร่ข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานด้วยผ่านสื่อสังคม เครือข่ายสังคมอย่างต่อเนื่อง และจำนวนมาก บุคลากรขององค์กรสมัครเป็นสมาชิกเว็บไซต์ facebook และนำเสนอเนื้อหา ข้อมูลของตนเองผ่าน facebook ควบคู่กับเว็บไซต์หลักที่มีอยู่เดิม รวมทั้งยังมีอีกหลายหน่วยงานสนใจดำเนินการเพิ่ม สาเหตุหลักก็ไม่น่าจะพ้นไปจากการปรับบทบาทการบริการ การประชาสัมพันธ์ให้ทันต่อเทคโนโลยีและตอบรับกับแนวคิดการบริการ การประชาสัมพันธ์เชิงรุก อย่างไรก็ดีอยากให้ผู้บริหาร บุคลากรหน่วยงานที่สนใจลองพิจารณารายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม ดังรายละเอียด

  • เครื่องมือ Social Media/Networking มีให้เลือกมากกว่า Facebook คงจะต้องศึกษาและพิจารณาเลือกใช้ให้เหมาะสมกับภาพลักษณ์องค์กร มีจุดเด่น จุดด้อย ข้อควรระวังเรื่องใดบ้าง
  • ใครเป็นผู้รับผิดชอบการเผยแพร่สารสนเทศหน่วยงาน
  • อีเมลที่ใช้สมัครเป็นสมาชิก ไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวของคนใดคนหนึ่ง รวมทั้งไม่ควรใช้ Group Mail ทั้งนี้หน่วยงานน่าจะสร้างอีเมลเฉพาะสำหรับการใช้สมัครสมาชิกสื่อสังคม เครือข่ายสังคม
  • เนื้อหาที่นำเสนอ นอกจากข้อมูลหน่วนงานแล้ว ควรนำเสนอเนื้อหาอื่นๆ ตามวาระ เทศกาลสำคัญ รหมุนเวียนแนะนำอย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะใช้เป็นช่องทางพูดคุยอย่างเดียว เดี๋ยวจะเหมือนกับใช้ Facebook เป็น MSN ไปซะนะครับ
  • รูปภาพ จุดเด่นของสื่อสังคม เครือข่ายสังคมอย่าง Facebook คือการทำคลังภาพ ดังนั้นหากมีกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงาน การเข้าเยี่่ยมชม การจัดกิจกรรมสัมมนา รวมถึงมุมสวยๆ ของหน่วยงาน น่าจะนำมาเผยแพร่และใส่คำอธิบายให้เหมาะสม เพื่อให้เนื้อหาไม่ได้มีเฉพาะข้อความไงครับ
    • และไม่ควรนำภาพละเมิดลิขสิทธิ์มาเผยแพร่ เพราะจะกระจายได้กว้างและไวมาก อาจจะสร้างปัญหาต่างๆ ให้องค์กรและตนเองได้
  • Video ก็สามารถนำเข้าและเผยแพร่ได้ลองหยิบกล้องถ่ายภาพดิจิทัลแล้วบันทึกภาพในโหมด Video พร้อมบรรยายแบบไม่ทางการมากนัก เพียงเท่านี้ก็สามารถ Upload และนำเสนอผ่าน Facebook ได้ง่ายๆ แล้วครับ
    • ประเด็นก็คือ Video ที่นำมาเผยแพร่ได้บันทึกและเป็นสมบัติของหน่วยงานหรือไม่อย่างไร
  • การโต้ตอบกับเพื่อนๆ สมาชิก อย่าให้สื่อสังคม เครือข่ายสังคม เช่น Facebook เป็นเพียงช่องทางถามอย่างเดียวนะครับ ควรมีบุคลากรสื่อสาร โต้ตอบ รวมทั้งการส่งต่อคำถามไปยังผู้เกี่ยวข้อง
  • การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาแ่ต่ละส่วนให้เหมาะสม อันนี้สำคัญมาก
  • การกลั่นกรองเนื้อหาเพื่อป้องกันการละเมิดปัญหาทรัพย์สินทางปัญญา ถ้าไม่อยากถูกจับ หรือมีประเด็นฟ้องร้องควรให้ความสำคัญกับการนำเสนอภาพ ฟอนต์ (กราฟิก) และข้อความด้วยนะครับ เช่น การนำข้อความสำคัญจากหนังสือมาเผยแพร่ ซึ่งถือว่าเป็นการทำซ้ำ
  • การใช้ความสามารถอัตโนมัติเพื่อเผยแพร่ข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เช่น RSS Feed, TwitterFeed อันนี้มีจุดเด่นมากเช่นกัน
  • การเลือกใช้ Facebook Apps อย่างเหมาะสม และหมั่นตรวจสอบข้อมูลจากหลายๆ แหล่งว่าไม่ใช่ Spy & Spam Apps ที่จะไปสร้างภาระให้ผู้อื่นด้วยนะครับ
  • การใช้ Social Media/Networking ก็ควรมีระดับการใช้ที่เหมาะสม เช่น การกำหนดเป็นกลุ่มปิดเพื่อการสื่อสารภายในองค์กร หรือกับผู้เกี่ยวข้องเฉพาะกลุ่ม ภายใต้เกณฑ์ปฏิบัติที่กำหนดร่วมกัน
  • สำหรับการสื่อสารผ่านสาธารณะ ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อมูลส่วนตัว แต่ควรให้ความสำคัญกับการนำเสนอข้อมูลกิจกรรมขององค์กร รวมทั้งการแสดงตนให้เด่นชัดในภาพของ Knowledge Leader เน้นการนำเสนอสาระความรู้ควบคู่อย่างเหมาะสม
  • ไม่ควรใช้ Social Media โดยละเลยเว็บไซต์หน่วยงาน ตัวอย่างการใช้ FB ประชาสัมพันธ์กิจกรรมของหน่วยงานโดยลิงก์ตรงไปยัง Youtube แทนที่จะนำ Embed code ของ Youtube มาใส่ในเว็บของหน่วยงานแล้วเผยแพร่ด้วยลิงก์ของเว็บหน่วยงาน แม้นว่าจะช่วยให้ “เร็ว” ได้ดั่งใจ แต่ผลกระทบกลับมีสูงต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นภาพลักษณ์ ข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเก็บในองค์กร (ภาพ ข่าว เก็บที่เครื่องของผู้ให้บริการ Social Media) แถมยังไม่ได้เพิ่มยอดฮิตกลับมายังเว็บหน่วยงาน ส่งผลให้เว็บหน่วยงานเงียบเฉาต่อไป