แนวปฏิบัติที่เกี่ยวกับ eMail

การบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์

  • สำนักงานจะจัดให้มีบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แก่พนักงานและพนักงานโครงการทุกคน เพื่อใช้ในการสื่อสารภายในสำนักงานและการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงาน
  • เพื่อให้การสื่อสารแก่บุคคลภายนอกเป็นไปอย่างมีเอกภาพ สำนักงานจะให้บริการบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ชื่อโดเมนของสำนักงาน (@xxx.or.th หรือ @xxx.go.th)  ให้แก่พนักงานและพนักงานโครงการทุกคนและจะยกเลิกบัญชีนี้เมื่อพนักงานและพนักงานโครงการพ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ
  • เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในลักษณะกลุ่มทั้งในระยะสั้นและระยะยาว และสนับสนุนการทำงานร่วมกันของพนักงานและพนักงานโครงการและบุคคลภายนอก สำนักงานจะสนับสนุนการให้บริการบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม (Groupmail) เพื่อใช้ในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไปยังคณะทำงานหรือคณะกรรมการ ซึ่งอาจมีสมาชิกได้ทั้งจากพนักงานและพนักงานโครงการและบุคคลภายนอกสำนักงานโดยต้องชี้แจงเหตุผลและความจำเป็นในการใช้งาน และเมื่อสิ้นสุดการใช้งาน ให้แจ้งหน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศทราบทันที
  • สำนักงานขอสงวนสิทธิ์ในการเข้าถึงและตรวจสอบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้งาน โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้ใช้งานทราบล่วงหน้า โดยให้ดำเนินการได้เมื่อมีความจำเป็นและห้ามผู้ตรวจสอบเปิดเผยสารสนเทศใดของผู้ใช้งานที่ถูกตรวจสอบนั้น เว้นแต่เป็นการเปิดเผยตามคำสั่งศาล หรือตามบทบัญญัติแห่งกฎหมายให้กระทำได้ หรือได้รับความยินยอมจากผู้ใช้งาน แล้วแต่กรณี
  • หน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศต้องกำหนดและแจ้งให้ผู้ใช้งานของตนได้ทราบถึงขนาดของกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Mailbox Size) และขนาดจำกัดของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับซึ่งเป็นค่าที่เหมาะสมที่ระบบจะรองรับการทำงานได้
  • หน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศต้องเตรียมวิธีการตั้งค่าในซอฟต์แวร์มาตรฐานเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender) ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุลของผู้ส่งเป็นภาษาอังกฤษ และชื่อบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ส่งเป็นอย่างน้อย และในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตอบกลับมาที่บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม ต้องตั้งค่าบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่มนั้นที่ “Reply To” แทนการเปลี่ยนแปลงที่ข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender)
  • เพื่อให้ผู้ใช้งานได้มีข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบของสำนักงานต่อท้ายข้อความที่ผู้ใช้งานส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Disclaimer) ให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการใส่ข้อความดังกล่าวลงในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทุกฉบับที่ส่งออกจากระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงาน
  • การติดต่อระหว่างผู้ใช้งานกับเครื่องบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางการสื่อสารที่มั่นคงปลอดภัยด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัสประเภท Secure Sockets Layer (SSL) หรือ Transport Layer Security (TLS) เป็นอย่างน้อย เพื่อป้องกันการถูกล่วงละเมิด การดักและการลักลอบนำรหัสผ่านไปใช้ในทางที่ผิด
  • การส่งมอบรหัสผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์แบบเข้ารหัส ห้ามใช้ที่เป็น Clear Text
  • ผู้ดูแลระบบต้องจัดเตรียมระบบเพื่อรองรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้งานเมื่อเข้าใช้งานครั้งแรก และรองรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้งานสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบคอมพิวเตอร์อย่างสม่ำเสมอทุก 1 ปี
  • การกำหนดรหัสผ่านให้ดำเนินการ ดังนี้
    • รหัสผ่านต้องมีความยาวไม่น้อยกว่า 12 ตัวอักษร เว้นแต่รหัสผ่านระดับ BIOS (Basic Input/Output System) ให้มีความยาวไม่น้อยกว่า 4 ตัวอักษร
    • รหัสผ่านต้องไม่มีส่วนใดส่วนหนึ่งปรากฏในรายการกลุ่มคำต้องห้ามของสำนักงาน
    • รหัสผ่านไม่ควรมีส่วนใดส่วนหนึ่งมาจากบริบทผู้ใช้งาน
      (ก) กลุ่มตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานที่มีความยาวไม่น้อยกว่า 4 ตัวอักษร เช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน หรือวันหรือเดือนหรือปีเกิด หรือหมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ หรือรหัสพนักงาน
      (ข) กลุ่มตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานเต็มคำ เช่น ชื่อ-นามสกุลจริงภาษาอังกฤษทั้งอักษรพิมพ์เล็ก และอักษรพิมพ์ใหญ่ หรือชื่อเล่น หรือชื่อย่อของฝ่ายหรืองานที่สังกัดทั้งอักษรพิมพ์เล็กและอักษรพิมพ์ใหญ่
      (ค) กลุ่มตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ใช้งาน เช่น ชื่อผู้ใช้งานที่ใช้เข้าสู่ระบบ (root, admin)
      (ง) ไม่ใช้รหัสผ่านที่ใช้ร่วมกับบริการภายนอกอื่นๆ
    • การเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ใช้งานต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
  • เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องในการดำเนินงานของสำนักงาน ในกรณีที่ผู้ใช้งานได้พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ หรือโอนย้ายหน่วยงานภายในสำนักงาน ให้ผู้ดูแลระบบจัดการฐานข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานหรือพนักงานโครงการผู้นั้น ดังนี้
    (1) กรณีผู้ใช้งานพ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ ให้ผู้ดูแลระบบส่งต่อข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้งานนั้นไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บังคับบัญชาชั้นต้นของพนักงาน หรือพนักงานโครงการที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ เพื่อเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 เดือน นับแต่วันที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ
    (2) กรณีโอนย้ายหน่วยงานภายในสำนักงาน ให้ผู้บังคับบัญชาชั้นต้นของพนักงานหรือพนักงานโครงการที่โอนย้ายนั้นมีสิทธิเลือกให้ส่งต่อข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานผู้นั้นไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของตนเพื่อเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 เดือน หรือส่งไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานหรือพนักงานโครงการที่โอนย้ายไปแล้วนั้นได้

Read more

การจำแนกหมวดหมู่ของผลงานตีพิมพ์ใน SciVal

ใน SciVal นอกจากจะจำแนกหมวดหมู่ผลงานตีพิมพ์ตามการจัดกลุ่ม ASJC (All Science Journal Classification) ที่ใช้ในฐานข้อมูล Scopus แล้ว ยังสามารถจำแนกตามการจัดกลุ่มที่ใช้ใน QS World University Rankings, THE World University Rankings, Frascati Manual of the Organisation for Economic Co-operation and Development (OECD) และอื่นๆ เพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ใช้งานในการวิเคราะห์และรายงานข้อมูลหมวดหมู่ผลงานตีพิมพ์ตามการจัดกลุ่มที่ใช้ในแหล่งอ้างอิงที่แตกต่างกัน

นอกจากนี้ ยังมี map หมวดหมู่ผลงานตีพิมพ์ตามการจัดกลุ่ม ASJC (All Science Journal Classification) ที่ใช้ในฐานข้อมูล Scopus กับหมวดหมู่ผลงานตีพิมพ์ตามการจัดกลุ่มต่างๆ ในรูปแบบ Excel sheet ให้ดาวน์โหลด ดังนี้

Read more

แนวทางการใช้ประโยชน์จาก QR Code ในเอกสารทางราชการ

1)  ควรทำ URL Link กำกับ QR Code ด้วยไม่ว่าจะเป็นการส่งผ่าน eMail หรือการเผยแพร่ทาง Social Media

2) การใช้ QR Code ในแฟ้มเอกสาร/สิ่งพิมพ์ ควรระบุ URL Link กำกับด้วย โดยเฉพาะแฟ้มเอกสารควรกำหนดให้อยู่ในลักษณะของ clickable URL

3) QR Code ควรมีขนาดไม่น้อยกว่า 1.5 cm x 1.5 cm ตำแหน่งการจัดวางขึ้นอยู่กับความเหมาะสม

4) ไม่ทำ QR Code กับเอกสารต้นเรื่องหรือเอกสารนำส่ง

เครื่องมือช่วยสร้าง QR Code

5) URL ที่ยาว หรือมีตัวอักษรไทย ควรแปลงเป็น Short URL ก่อนเผยแพร่

เครื่องมือช่วยสร้าง Short URL

การบริหารจัดการเอกสาร PDF

เอกสาร PDF (Portable Document Format) เป็นฟอร์แมตเอกสารดิจิทัลรูปแบบหนึ่งที่พัฒนาเพื่อเน้นการคงสภาพของเอกสารให้สามารถเรียกชมได้สะดวก โดยไม่มีปัญหาการจัดหน้ากระดาษ การจัดพารากราฟ จึงถูกนำไปประยุกต์ใช้ในหลากหลาย ทั้งการส่งเอกสารเพื่อแลกเปลี่ยน การเก็บเป็นคลังเอกสาร การเผยแพร่ผ่านระบบออนไลน์ นอกจากความสามารถการคงความเป็นเอกสารต้นฉบับได้อย่างสมบูรณ์แล้ว เอกสาร PDF ยังสามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้หลายระดับ ตั้งแต่การเปิดเรียกดู การคัดลอก จนถึงการสั่งพิมพ์

หน่วยงานต่างๆ จึงให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร PDF เป็นอย่างมาก โดยมีวิธีดำเนินการหลัก 2 วิธีได้แก่

  1. การสแกนเอกสารต้นฉบับ ซึ่งมักจะเป็นตัวเล่ม หรือกระดาษ ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF
  2. การแปลง (Convert) หรือส่งออก (Export) เอกสารต้นฉบับที่อยู่ในรูปของแฟ้มดิจิทัล เช่น .doc, .xls, .ppt, .odt ให้เป็นเอกสารดิจิทัลรูปแบบ PDF

เอกสาร PDF ที่ได้มาด้วยวิธีดำเนินการข้างต้น หลายๆ แฟ้มเอกสารอาจจะสามารถนำไปใช้งานต่อยอดได้ และก็มีจำนวนไม่น้อยที่ไม่สามารถใช้งานต่อยอดได้ ดังเช่น

  1. การสแกนเอกสารต้นฉบับด้วยความละเอียดต่ำ ทำให้เอกสาร PDF ที่ได้ ไม่สามารถผ่านกระบวนการ OCR ได้
  2. การสแกนเอกสารต้นฉบับโดยไม่ใส่ใจประเด็นความเอียงของเอกสารต้นฉบับ ทำให้ได้เอกสาร PDF ที่ไม่สวยงาม อ่านยาก
  3. การแปลงหรือส่งออกเอกสารต้นฉบับที่มีการใช้ฟอนต์ที่หลากหลาย และหรือฟอนต์ที่ต้องการการติดตั้งเพิ่มเติม ทำให้เอกสาร PDF มีปัญหาเกี่ยวกับการแสดงผลฟอนต์
  4. การเสียเวลาจัดทำ Bookmark ของเอกสาร PDF

ดังนั้นเพื่อให้กระบวนการบริหารจัดการเอกสาร PDF ของหน่วยงาน เป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม ขอนำเสนอประเด็นควรทราบและปรับใช้งาน ดังนี้

Read more

การฝังฟอนต์ในเอกสารของ MS Word

ทุกครั้้งที่มีการเลือกใช้ฟอนต์ที่ไม่ใช่ฟอนต์ทั่วไป หรือฟอนต์ที่มากับ windows เช่น ฟอนต์ตามประกาศราชการ TH Sarabun ควรบันทึกเอกสารพร้อมกับการฝังฟอนต์ดังกล่าวไปกับตัวเอกสารด้วยทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เปิดสามารถทำงานกับเอกสารได้ทันที โดยไม่มีปัญหากับ “ฟอนต์” ที่อาจจะไม่มีในคอมพิวเตอร์ที่เปิดเอกสารนั้น อาจจะส่งผลให้ไฟล์เอกสารที่ต้องนำเผยแพร่ หรือใช้งานแลกเปลี่ยนกันเกิดปัญหาการแสดงผลที่ผิดพลาด รวมทั้งเป็นภาระในการหาฟอนต์มาติดตั้ง ผู้สร้างเอกสารควรใช้ความสามารถของ Microsoft Word, Microsoft PowerPoint ให้เต็มประสิทธิภาพ โดยการฝังฟอนต์ (embed font) ไปกับแฟ้มเอกสารก่อนเผยแพร่นะครับ แต่ก็น่าแปลกคำสั่งนี้มาพร้อมกับ Microsoft Office นานมากแล้วกลับพบว่ามีคนรู้จักใช้น้อยมาก ยังไงถือโอกาสนี้ใช้กันให้เป็นมาตรฐานเลยนะครับ

Read more

Tab Stop เครื่องมือดีๆ ช่วยควบคุมการพิมพ์

ตัวอย่างหนึ่งที่เห็นได้ชัดว่าหลายคนไม่รู้จักเครื่องมือที่ Word, PowerPoint เตรียมให้ก็คือ การพิมพ์ตัวเลขทศนิยมดังภาพ

Read more

การกำหนดฟอนต์ใน Microsoft PowerPoint

มาปรับเปลี่ยนวิธีการเลือกฟอนต์ การใช้ฟอนต์ ที่ถูกวิธีใน Microsoft PowerPoint กันนะครับ

Read more

Center Tab Stop กับการพิมพ์ส่วนท้ายหนังสือราชการ

เป็นอะไรที่งง มากกับการพิมพ์ ชื่อ ตำแหน่งในหนังสือราชการ … ซึ่งต้องจัดกึ่งกลางซึ่งกันและกัน

Read more

การทำงานกับรายการอ้างอิง/บรรณานุกรมด้วย Microsoft Word for Microsoft 365

Word ได้เพิ่มความสามารถการทำงานเอกสารวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานให้สะดวกมากขึ้น โดยการเพิ่มฟังก์ชันใส่รายการอ้างอิงพร้อมจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเล่มรูปแบบมาตรฐาน อย่าง APA, MLA, Chicago และอื่นๆ

การทำงานเริ่มต้นด้วยการเตรียมเนื้อหาวิชาการ ดังตัวอย่าง

Read more

แนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน

ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้