แนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน

ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้

แนวปฏิบัติในการเตรียมเอกสาร Word + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน

แนวทางในการสร้างเอกสารด้วย Microsoft Office Word นั้น เพื่อให้ได้งานเอกสารที่มีคุณภาพ เอกสารไม่เพี้ยน เอกสารยังแสดงผลปกติ เมื่อผ่านไประยะเวลาหนึ่ง หรือเปิดผ่านโปรแกรมในกลุ่ม Office และเอกสารไม่เสียหาย ผู้สร้างเอกสารควรเข้าใจงานพิมพ์ด้วย Style การใช้ Section เป็นต้น ทั้งนี้ได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างเอกสาร Word และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้

การประทับตราเอกสารรับเข้าออกในเอกสาร PDF

ช่วงนี้ Work from Home ทำให้หน่วยงานต้องปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานแบบเดิมหลากหลายงาน งานเอกสารรับเข้า ส่งออก ก็เป็นอีกงานที่หน่วยงานจำเป็นต้องปรับเปลี่ยน การที่รับเข้าหรือส่งเอกสารโดยพิมพ์ลงกระดาษ แล้วประทับตราคงเป็นสิ่งยุ่งยากพอสมควร พอมีคำถามเรื่องนี้เลยต้องหาทางออกที่สะดวกและรับกับเทคโนโลยี

Read more

การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล

สื่อดิจิทัลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มเอกสารดิจิทัล (File) ในอุปกรณ์จัดเก็บรูปแบบต่างๆ ทั้งฮาร์ดดิสก์ อุปกรณ์จัดเก็บแบบพกพา ดังนั้นการจัดวางโครงสร้างการจัดเก็บที่ดีย่อมทำให้การเข้าถึงและใช้งานแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว

Read more