แนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน

ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้

การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC

การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC เป็นกระบวนการส่งออกเอกสารสำหรับงานจดหมายเหตุ ทั้งนี้ขอนำเสนอตัวอย่างจาก MS Word โดยมีขั้นตอนสำคัญดังนี้

เตรียมเอกสารที่ต้องการส่งออกเป็น PDF แล้วเลือกคำสั่ง Print จากนั้นเลือกประเภทเครื่องพิมพ์เป็น Adobe PDF คลิกรายการ Printer Properties จะปรากฏส่วนควบคุมดังภาพหมายเลข 4

Read more

การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารดิจิทัล

สื่อดิจิทัลจะถูกจัดเก็บในรูปแบบของแฟ้มเอกสารดิจิทัล (File) ในอุปกรณ์จัดเก็บรูปแบบต่างๆ ทั้งฮาร์ดดิสก์ อุปกรณ์จัดเก็บแบบพกพา ดังนั้นการจัดวางโครงสร้างการจัดเก็บที่ดีย่อมทำให้การเข้าถึงและใช้งานแฟ้มเอกสารดิจิทัลเป็นไปอย่างสะดวก รวดเร็ว

Read more