ห้องสมุดเอกสารสาธารณะอ้างอิงเพื่อการพลิกโฉมรัฐบาลไปสู่ดิจิทัล (Government Digital Transformation)
Word ได้เพิ่มความสามารถการทำงานเอกสารวิชาการ เช่น วิทยานิพนธ์ รายงานให้สะดวกมากขึ้น โดยการเพิ่มฟังก์ชันใส่รายการอ้างอิงพร้อมจัดทำรายการบรรณานุกรมท้ายเล่มรูปแบบมาตรฐาน อย่าง APA, MLA, Chicago และอื่นๆ
การทำงานเริ่มต้นด้วยการเตรียมเนื้อหาวิชาการ ดังตัวอย่าง
ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้
แนวทางในการสร้างงานนำเสนอด้วย Microsoft Office PowerPoint นั้น เพื่อให้ได้งานนำเสนอที่มีคุณภาพ งานเสนอมีคุณภาพไม่เพื้ยน และเอกสารนำเสนอยังแสดงผลสวยงามตามที่ผู้สร้างได้กำหนด ผู้สร้างงานนำเสนอควรเข้าใจการทำงานของ Layout, Slide Master การควบคุมฟอนต์ เพื่อให้งานนั้นยังคงมีรูปแบบเดิมเหมือนตอนที่สร้าง โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างงานนำเสนอด้วย Power Point และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
แนวทางในการสร้างเอกสารด้วย Microsoft Office Word นั้น เพื่อให้ได้งานเอกสารที่มีคุณภาพ เอกสารไม่เพี้ยน เอกสารยังแสดงผลปกติ เมื่อผ่านไประยะเวลาหนึ่ง หรือเปิดผ่านโปรแกรมในกลุ่ม Office และเอกสารไม่เสียหาย ผู้สร้างเอกสารควรเข้าใจงานพิมพ์ด้วย Style การใช้ Section เป็นต้น ทั้งนี้ได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างเอกสาร Word และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
ร่าง พระราชกฤษฎีกาจัดตั้ง สถาบันเทคโนโลยีดิจิทัลแพลตฟอร์มเพื่อการศึกษา (องค์การมหาชน) พ.ศ. ….
ฉบับแก้ไขตามความเห็นที่ประชุม 14 มิถุนายน 2564 (ฉบับสมบูรณ์ )
ครม.เห็นชอบให้ชุดแบบอักษรพระราชทาน “จุฬาภรณ์ลิขิต” เป็นชุดแบบอักษรมาตรฐานราชการไทยแบบที่ 14
ปรับเปลี่ยนวิธีพิมพ์เพื่อเอกสารที่ดีมีคุณภาพกันครับ วันนี้นำเสนอประเด็น “เครื่องหมายยัติภังค์”
เอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Word, Excel, PowerPoint นอกจากเก็บข้อความ/ภาพ/สื่อที่ผู้สร้าง (ทีมสร้าง) พิมพ์หรือใส่ประกอบเอกสาร ยังจัดเก็บข้อมูลการสร้างในรูปของ Document Metadata เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร ชื่อผู้แก้ไขเอกสาร วันที่สร้าง วันที่แก้ไข ครั้งที่แก้ไข แม่แบบเอกสารที่ใช้ คำค้น ความเห็น Header/Footer
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 ได้ระบุไว้ดังนี้ “การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับและลับมากด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารชั้นความลับเป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัยโดยสามารถทำการเข้ารหัสข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือเพื่อป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถอ่านข้อความได้”
ดังนั้นหน่วยงานควรปรับแนวทางการจัดการไฟล์ดิจิทัลของเอกสารลับ/หนังสือที่มีชั้นความลับ ให้สอดคล้องระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณที่ประกาศล่าสุด ดังเช่น
กรณี MS Word สามารถใช้คำสั่ง Home, Info, Protect Document, Encrypt with Password และควรกำหนดแนวปฏิบัติการตั้งรหัสผ่าน และการบริหารจัดการรหัสผ่านเพื่อความยั่งยืนของเอกสารด้วยนะครับ
เพื่อกำหนดกรอบและทิศทางการบริหารงานภาครัฐและการจัดทำบริการสาธารณะในรูปแบบของเทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อการพัฒนาประเทศ มีการปฏิบัติงานที่สอดคล้องกัน ระหว่างหน่วยงานของรัฐ และมีกรอบการพัฒนาและแผนการดำเนินงานของประเทศ