เอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Word, Excel, PowerPoint นอกจากเก็บข้อความ/ภาพ/สื่อที่ผู้สร้าง (ทีมสร้าง) พิมพ์หรือใส่ประกอบเอกสาร ยังจัดเก็บข้อมูลการสร้างในรูปของ Document Metadata เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร ชื่อผู้แก้ไขเอกสาร วันที่สร้าง วันที่แก้ไข ครั้งที่แก้ไข แม่แบบเอกสารที่ใช้ คำค้น ความเห็น Header/Footer
ข้อมูลดังกล่าว มีความจำเป็นและสำคัญโดยเฉพาะการทำงานกับเอกสารในสำนักงาน และการบริหารจัดการในอนาคต อย่างไรก็ตามข้อมูลดังกล่าวอาจจะมีกระทบต่อประเด็น “ข้อมูลส่วนบุคคล” และ “ภาพลักษณ์” ของผู้สร้าง/ทีมสร้าง/หน่วยงานได้เช่นกัน
ดังนั้นก่อนเผยแพร่เอกสารออกสู่สาธารณะ อาจจะใช้คำสั่งที่ Microsoft Office จัดเตรียม เพื่อลบข้อมูลดังกล่าวออกไปได้ โดยคำสั่งที่ Microsoft Office เตรียมคือ Home, Info, Check for Issues, Inspect Document
ผลลัพธ์จากคำสั่งดังกล่าว จะปรากฏดังนี้
ถ้าข้อมูลใดต้องการลบออกจากเอกสาร ก็คลิกปุ่ม Remove All ตัวอย่างผลลัพธ์ที่เกิดจากคำสั่ง Inspect Document ข้อมูล Revision number จะถูกแก้ไขจาก 3 เป็น 1
ทั้งนี้การดำเนินการด้วยคำสั่งนี้ ควรบันทึกเอกสารด้วยคำสั่ง Save As เพื่อเก็บไฟล์ต้นฉบับไว้เสมอ