ทุกครั้้งที่มีการเลือกใช้ฟอนต์ที่ไม่ใช่ฟอนต์ทั่วไป หรือฟอนต์ที่มากับ windows เช่น ฟอนต์ตามประกาศราชการ TH Sarabun ควรบันทึกเอกสารพร้อมกับการฝังฟอนต์ดังกล่าวไปกับตัวเอกสารด้วยทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เปิดสามารถทำงานกับเอกสารได้ทันที โดยไม่มีปัญหากับ “ฟอนต์” ที่อาจจะไม่มีในคอมพิวเตอร์ที่เปิดเอกสารนั้น อาจจะส่งผลให้ไฟล์เอกสารที่ต้องนำเผยแพร่ หรือใช้งานแลกเปลี่ยนกันเกิดปัญหาการแสดงผลที่ผิดพลาด รวมทั้งเป็นภาระในการหาฟอนต์มาติดตั้ง ผู้สร้างเอกสารควรใช้ความสามารถของ Microsoft Word, Microsoft PowerPoint ให้เต็มประสิทธิภาพ โดยการฝังฟอนต์ (embed font) ไปกับแฟ้มเอกสารก่อนเผยแพร่นะครับ แต่ก็น่าแปลกคำสั่งนี้มาพร้อมกับ Microsoft Office นานมากแล้วกลับพบว่ามีคนรู้จักใช้น้อยมาก ยังไงถือโอกาสนี้ใช้กันให้เป็นมาตรฐานเลยนะครับ
Microsoft Office
แนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน
ในการสร้างงานด้วยโปรแกรม Excel หรือ สเปรดชีต ที่ส่วนใหญ่จะใช้งานในการเก็บข้อมูล เพื่อคำนวณ หรือทำรายงานต่างๆ ที่มีข้อมูลหลายคอลัมน์ และรายแถว แต่ในการสร้างงานด้วย excel หรือ โปรแกรมสเปรดชีต นั้น ผุ้สร้างจะต้องคำนึงถึงแนวทางในการเก็บข้อมูลที่ถูกต้อง เพื่อที่จะสร้างนำข้อมูลนั้นไปใช้ต่อได้สะดวกและง่ายต่อการใช้งาน จะต้องเก็บข้อมูลแยกเป็นคอลัมน์ ไม่ควรรวมเป็นฟิลด์เดียวกัน เช่น ชื่อ เป็น 1 คอลัมน์ นามสกุล เป็นอีก 1 คอมลัมน์ เป็นต้น และเมื่อจะใช้งานค่อยนำฟังก์ชันมาช่วยในการแสดงผล หรือแบ่งไฟล์เป็นไฟล์สำหรับเก็บข้อมูล เมื่อนำเสนอก็เป็นอีก 1 ไฟล์ เป็นต้น โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการเตรียมไฟล์ Excel + PDF ดังนี้
แนวปฏิบัติในการเตรียมงานนำเสนอ PowerPoint+ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน
แนวทางในการสร้างงานนำเสนอด้วย Microsoft Office PowerPoint นั้น เพื่อให้ได้งานนำเสนอที่มีคุณภาพ งานเสนอมีคุณภาพไม่เพื้ยน และเอกสารนำเสนอยังแสดงผลสวยงามตามที่ผู้สร้างได้กำหนด ผู้สร้างงานนำเสนอควรเข้าใจการทำงานของ Layout, Slide Master การควบคุมฟอนต์ เพื่อให้งานนั้นยังคงมีรูปแบบเดิมเหมือนตอนที่สร้าง โดยได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างงานนำเสนอด้วย Power Point และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
แนวปฏิบัติในการเตรียมเอกสาร Word + PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน
แนวทางในการสร้างเอกสารด้วย Microsoft Office Word นั้น เพื่อให้ได้งานเอกสารที่มีคุณภาพ เอกสารไม่เพี้ยน เอกสารยังแสดงผลปกติ เมื่อผ่านไประยะเวลาหนึ่ง หรือเปิดผ่านโปรแกรมในกลุ่ม Office และเอกสารไม่เสียหาย ผู้สร้างเอกสารควรเข้าใจงานพิมพ์ด้วย Style การใช้ Section เป็นต้น ทั้งนี้ได้กำหนดแนวปฏิบัติในการสร้างเอกสาร Word และ PDF ที่ได้คุณภาพ/มาตรฐาน ดังนี้
การจัดการ Hidden data และข้อมูลส่วนบุคคลในเอกสาร Word, Excel, PowerPoint
เอกสารที่สร้างด้วย Microsoft Word, Excel, PowerPoint นอกจากเก็บข้อความ/ภาพ/สื่อที่ผู้สร้าง (ทีมสร้าง) พิมพ์หรือใส่ประกอบเอกสาร ยังจัดเก็บข้อมูลการสร้างในรูปของ Document Metadata เช่น ชื่อผู้สร้างเอกสาร ชื่อผู้แก้ไขเอกสาร วันที่สร้าง วันที่แก้ไข ครั้งที่แก้ไข แม่แบบเอกสารที่ใช้ คำค้น ความเห็น Header/Footer
