เอกสาร PDF เป็นเอกสารอีกฟอร์แมตที่ถูกใช้เพื่อเผยแพร่ผลงานผ่านอินเทอร์เน็ต และคาดหวังว่าจะถูกค้นด้วย Google หรือ Search Engine ได้ง่าย โดยการเตรียมแฟ้มเอกสาร PDF ให้สะดวกกับการเข้าถึงของ Search Engine จำเป็นต้องมีแนวปฏิบัติที่เหมาะสม ดังนี้
ชื่อแฟ้มเอกสาร PDF
ควรเป็นคำภาษาอังกฤษที่สั้น กระชับ ประกอบด้วยคำที่ผู้ใช้รู้จักและใช้สืบค้นได้ง่าย นอกจากนี้ชื่อแฟ้มเอกสารยังถูกใช้เป็น Title แสดงบนหน้าผลลัพธ์ของการสืบค้น หากเอกสาร PDF ไม่ได้ระบุ Title เอาไว้
-
- ไม่ควรใช้คำภาษาไทย
- ห้ามใช้อักขระพิเศษ และช่องว่าง ยกเว้นเครื่องหมาย _ หรือ –
ชื่อเรื่องเอกสาร – Title
เอกสาร PDF ควรระบุ Metadata กำกับทุกครั้ง โดยเฉพาะส่วนชื่อเรื่องเอกสาร หรือ Title โดยกำหนดไว้ไม่เกิน 70 อักขระ ทั้งนี้ Search Engine จะแสดงชื่อเอกสารในบรรแรกของหน้าผลลัพธ์การสืบค้น และหากเอกสารใดไม่ระบุชื่อเอกสาร หรือ Title ก็จะแสดงด้วยชื่อแฟ้มเอกสารแทน
ดังภาพข้างต้น จะพบว่าเป็นเอกสาร PDF ที่มีชื่อแฟ้มเอกสาร คือ 20110410-digital-media-stnd.pdf แต่หน้าผลลัพธ์จะแสดงชื่อเอกสารด้วยคำว่า “คู่มือมาตรฐานสื่อดิจิทัล” ซึ่งเป็นข้อความจาก Metadata ส่วน Title นั่นเอง
การกำหนดชื่อเรื่องเอกสาร หรือ Title ทำได้หลายวิธี เช่น ระบุในเอกสารต้นฉบับ Word เมื่อแปลงเป็น PDF ชื่อเรื่องจะถูกส่งไปอัตโนมัติ หรือระบุผ่านโปรแกรม Acrobat Professional หรือโปรแกรมอื่นๆ ที่รองรับการทำงานกับ PDF Metadata
คำค้นของเอกสาร PDF
คำค้นของเอกสาร PDF หรือ Keywords เป็น PDF Metadata รายการหนึ่งที่จำเป็นกับ Search Engine โดยให้ระบุเป็นคำๆ คั่นด้วยเครื่องหมาย comma ,
นอกจากนี้ Metadata รายการอื่นๆ เช่น Author, Subject ก็เป็นรายการที่ควรใส่ใจ กำหนดข้อมูลที่เหมาะสมลงไปด้วยทุกครั้ง โดย Subject อาจจะกำหนดจากหมวดหมู่ที่มีการกำหนดไว้แล้ว หรือ Library Subject Heading หรือจะกำหนดเองเฉพาะของหน่วยงาน เช่น เอกสารรายงาน ก็กำหนดเป็น Report เป็นต้น
รวมทั้งการสร้างทางเข้าถึงในรูปแบบเอกสารเว็บฟอร์แมต HTML ก็เป็นอีก 1 ช่องทางที่สำคัญ เพราะสามารถกำหนด Metadata ได้ครบถ้วนมากกว่า เช่น Description Metadata หรือ Metadata Scheme ชุดเฉพาะอย่าง Google Scholar