ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ ฉบับที่ 4 พ.ศ. 2564 ได้ระบุไว้ดังนี้ “การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับและลับมากด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ใช้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เข้าถึงเอกสารชั้นความลับเป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัยโดยสามารถทำการเข้ารหัสข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือเพื่อป้องกันมิให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตสามารถอ่านข้อความได้”
ดังนั้นหน่วยงานควรปรับแนวทางการจัดการไฟล์ดิจิทัลของเอกสารลับ/หนังสือที่มีชั้นความลับ ให้สอดคล้องระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณที่ประกาศล่าสุด ดังเช่น
- แนวปฏิบัติการตั้ง/ใส่รหัสผ่านในภาพหน่วยงาน … ไม่ใช่คนสร้างเอกสารเป็นผู้กำหนดอิสระ …
- แนวปฏิบิติการรับส่งรหัสผ่านให้ผู้เกี่ยวข้อง และการรับผิดชอบอันเกิดจากการรับ/ส่งรหัสผ่าน
- แนวปฏิบัติการลดระดับชั้นความลับ และปลดรหัสผ่าน … ไม่งั้นเอกสารในอนาคตอาจจะมีปัญหาอีกเยอะ เพราะเปิดไม่ได้ (คนทำลืมรหัสผ่าน หรือลาออก)
กรณี MS Word สามารถใช้คำสั่ง Home, Info, Protect Document, Encrypt with Password และควรกำหนดแนวปฏิบัติการตั้งรหัสผ่าน และการบริหารจัดการรหัสผ่านเพื่อความยั่งยืนของเอกสารด้วยนะครับ
ทั้งนี้ Microsoft Excel ก็ใช้หลักการเดียวกัน
ในการส่งออกเอกสาร PDF ก็ควรกำหนดรหัสผ่านด้วยเช่นกัน
