ทุกครั้้งที่มีการเลือกใช้ฟอนต์ที่ไม่ใช่ฟอนต์ทั่วไป หรือฟอนต์ที่มากับ windows เช่น ฟอนต์ตามประกาศราชการ TH Sarabun ควรบันทึกเอกสารพร้อมกับการฝังฟอนต์ดังกล่าวไปกับตัวเอกสารด้วยทุกครั้ง เพื่อให้ผู้เปิดสามารถทำงานกับเอกสารได้ทันที โดยไม่มีปัญหากับ “ฟอนต์” ที่อาจจะไม่มีในคอมพิวเตอร์ที่เปิดเอกสารนั้น อาจจะส่งผลให้ไฟล์เอกสารที่ต้องนำเผยแพร่ หรือใช้งานแลกเปลี่ยนกันเกิดปัญหาการแสดงผลที่ผิดพลาด รวมทั้งเป็นภาระในการหาฟอนต์มาติดตั้ง ผู้สร้างเอกสารควรใช้ความสามารถของ Microsoft Word, Microsoft PowerPoint ให้เต็มประสิทธิภาพ โดยการฝังฟอนต์ (embed font) ไปกับแฟ้มเอกสารก่อนเผยแพร่นะครับ แต่ก็น่าแปลกคำสั่งนี้มาพร้อมกับ Microsoft Office นานมากแล้วกลับพบว่ามีคนรู้จักใช้น้อยมาก ยังไงถือโอกาสนี้ใช้กันให้เป็นมาตรฐานเลยนะครับ
การฝังฟอนต์
การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC
การส่งออกเอกสารในฟอร์แมต PDF/A และฝังฟอนต์ด้วย Adobe Acrobat DC เป็นกระบวนการส่งออกเอกสารสำหรับงานจดหมายเหตุ ทั้งนี้ขอนำเสนอตัวอย่างจาก MS Word โดยมีขั้นตอนสำคัญดังนี้
เตรียมเอกสารที่ต้องการส่งออกเป็น PDF แล้วเลือกคำสั่ง Print จากนั้นเลือกประเภทเครื่องพิมพ์เป็น Adobe PDF คลิกรายการ Printer Properties จะปรากฏส่วนควบคุมดังภาพหมายเลข 4