การบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
- สำนักงานจะจัดให้มีบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แก่พนักงานและพนักงานโครงการทุกคน เพื่อใช้ในการสื่อสารภายในสำนักงานและการปฏิบัติงานตามที่ได้รับมอบหมายจากสำนักงาน
- เพื่อให้การสื่อสารแก่บุคคลภายนอกเป็นไปอย่างมีเอกภาพ สำนักงานจะให้บริการบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ภายใต้ชื่อโดเมนของสำนักงาน (@xxx.or.th หรือ @xxx.go.th) ให้แก่พนักงานและพนักงานโครงการทุกคนและจะยกเลิกบัญชีนี้เมื่อพนักงานและพนักงานโครงการพ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ
- เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในลักษณะกลุ่มทั้งในระยะสั้นและระยะยาว และสนับสนุนการทำงานร่วมกันของพนักงานและพนักงานโครงการและบุคคลภายนอก สำนักงานจะสนับสนุนการให้บริการบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม (Groupmail) เพื่อใช้ในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไปยังคณะทำงานหรือคณะกรรมการ ซึ่งอาจมีสมาชิกได้ทั้งจากพนักงานและพนักงานโครงการและบุคคลภายนอกสำนักงานโดยต้องชี้แจงเหตุผลและความจำเป็นในการใช้งาน และเมื่อสิ้นสุดการใช้งาน ให้แจ้งหน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศทราบทันที
- สำนักงานขอสงวนสิทธิ์ในการเข้าถึงและตรวจสอบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้งาน โดยไม่จำเป็นต้องแจ้งให้ผู้ใช้งานทราบล่วงหน้า โดยให้ดำเนินการได้เมื่อมีความจำเป็นและห้ามผู้ตรวจสอบเปิดเผยสารสนเทศใดของผู้ใช้งานที่ถูกตรวจสอบนั้น เว้นแต่เป็นการเปิดเผยตามคำสั่งศาล หรือตามบทบัญญัติแห่งกฎหมายให้กระทำได้ หรือได้รับความยินยอมจากผู้ใช้งาน แล้วแต่กรณี
- หน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศต้องกำหนดและแจ้งให้ผู้ใช้งานของตนได้ทราบถึงขนาดของกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Mailbox Size) และขนาดจำกัดของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับซึ่งเป็นค่าที่เหมาะสมที่ระบบจะรองรับการทำงานได้
- หน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศต้องเตรียมวิธีการตั้งค่าในซอฟต์แวร์มาตรฐานเพื่อให้ผู้ใช้งานสามารถตั้งค่าข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender) ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุลของผู้ส่งเป็นภาษาอังกฤษ และชื่อบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ส่งเป็นอย่างน้อย และในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตอบกลับมาที่บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม ต้องตั้งค่าบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่มนั้นที่ “Reply To” แทนการเปลี่ยนแปลงที่ข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender)
- เพื่อให้ผู้ใช้งานได้มีข้อความปฏิเสธความรับผิดชอบของสำนักงานต่อท้ายข้อความที่ผู้ใช้งานส่งทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail Disclaimer) ให้ผู้ดูแลระบบดำเนินการใส่ข้อความดังกล่าวลงในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทุกฉบับที่ส่งออกจากระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงาน
- การติดต่อระหว่างผู้ใช้งานกับเครื่องบริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทางการสื่อสารที่มั่นคงปลอดภัยด้วยเทคโนโลยีการเข้ารหัสประเภท Secure Sockets Layer (SSL) หรือ Transport Layer Security (TLS) เป็นอย่างน้อย เพื่อป้องกันการถูกล่วงละเมิด การดักและการลักลอบนำรหัสผ่านไปใช้ในทางที่ผิด
- การส่งมอบรหัสผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ จะต้องใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์แบบเข้ารหัส ห้ามใช้ที่เป็น Clear Text
- ผู้ดูแลระบบต้องจัดเตรียมระบบเพื่อรองรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้งานเมื่อเข้าใช้งานครั้งแรก และรองรับการเปลี่ยนรหัสผ่านของผู้ใช้งานสำหรับเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบคอมพิวเตอร์อย่างสม่ำเสมอทุก 1 ปี
- การกำหนดรหัสผ่านให้ดำเนินการ ดังนี้
- รหัสผ่านต้องมีความยาวไม่น้อยกว่า 12 ตัวอักษร เว้นแต่รหัสผ่านระดับ BIOS (Basic Input/Output System) ให้มีความยาวไม่น้อยกว่า 4 ตัวอักษร
- รหัสผ่านต้องไม่มีส่วนใดส่วนหนึ่งปรากฏในรายการกลุ่มคำต้องห้ามของสำนักงาน
- รหัสผ่านไม่ควรมีส่วนใดส่วนหนึ่งมาจากบริบทผู้ใช้งาน
(ก) กลุ่มตัวเลขที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานที่มีความยาวไม่น้อยกว่า 4 ตัวอักษร เช่น หมายเลขบัตรประจำตัวประชาชน หรือวันหรือเดือนหรือปีเกิด หรือหมายเลขโทรศัพท์เคลื่อนที่ หรือรหัสพนักงาน
(ข) กลุ่มตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับผู้ใช้งานเต็มคำ เช่น ชื่อ-นามสกุลจริงภาษาอังกฤษทั้งอักษรพิมพ์เล็ก และอักษรพิมพ์ใหญ่ หรือชื่อเล่น หรือชื่อย่อของฝ่ายหรืองานที่สังกัดทั้งอักษรพิมพ์เล็กและอักษรพิมพ์ใหญ่
(ค) กลุ่มตัวอักษรที่เกี่ยวข้องกับระบบที่ใช้งาน เช่น ชื่อผู้ใช้งานที่ใช้เข้าสู่ระบบ (root, admin)
(ง) ไม่ใช้รหัสผ่านที่ใช้ร่วมกับบริการภายนอกอื่นๆ - การเปลี่ยนรหัสผ่านผู้ใช้งานต้องเปลี่ยนรหัสผ่านเป็นประจำอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง
- เพื่อให้เกิดความต่อเนื่องในการดำเนินงานของสำนักงาน ในกรณีที่ผู้ใช้งานได้พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ หรือโอนย้ายหน่วยงานภายในสำนักงาน ให้ผู้ดูแลระบบจัดการฐานข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานหรือพนักงานโครงการผู้นั้น ดังนี้
(1) กรณีผู้ใช้งานพ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ ให้ผู้ดูแลระบบส่งต่อข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ใช้งานนั้นไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บังคับบัญชาชั้นต้นของพนักงาน หรือพนักงานโครงการที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ เพื่อเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 เดือน นับแต่วันที่พ้นสภาพการเป็นพนักงานหรือพนักงานโครงการ
(2) กรณีโอนย้ายหน่วยงานภายในสำนักงาน ให้ผู้บังคับบัญชาชั้นต้นของพนักงานหรือพนักงานโครงการที่โอนย้ายนั้นมีสิทธิเลือกให้ส่งต่อข้อมูลจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานผู้นั้นไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของตนเพื่อเก็บไว้เป็นระยะเวลา 1 เดือน หรือส่งไปยังกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานหรือพนักงานโครงการที่โอนย้ายไปแล้วนั้นได้
การใช้งานจดหมายอิเล็กทรอนิกส์
- ผู้ใช้งานต้องใช้บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่สำนักงานจัดให้ด้วยความระมัดระวัง โดยคำนึงอยู่เสมอว่าตนเองเป็นผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์นั้นในนามของสำนักงาน
- บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทุกฉบับที่ถูกสร้างและเก็บรักษาอยู่บนระบบสารสนเทศถือเป็นทรัพย์สินของสำนักงาน
- ผู้ใช้งานต้องไม่ยินยอมให้บุคคลอื่นใช้บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของตน และไม่ใช้บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลอื่นด้วย
- ไม่ใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ส่วนบุคคลที่ไม่ใช่ของสำนักงานในการประสานงานกับภายนอก
- ผู้ใช้งานต้องพึงระวังการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงานถึงกลุ่มผู้รับขนาดใหญ่ โดยต้องไม่ใช้ระบบสารสนเทศในการแสดงความคิดเห็นหรือส่งข้อความใด ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานของสำนักงานไปหาบุคคลจำนวนมาก
- ห้ามใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงานเพื่อการใด ๆ อันเป็นการขัดต่อกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ ประกาศ และคำสั่งของสำนักงาน
- ห้ามผู้ใช้งานทำสำเนาจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความ หรือไฟล์แนบที่เป็นข้อมูลลับจากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงห้ามส่งต่อ (Forward) จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นข้อมูลลับของบุคคลอื่นโดยไม่ได้รับอนุญาตจากเจ้าของข้อมูล
- การส่งข้อมูลลับผ่านระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ต้องมีการระบุชั้นความลับ และบุคคลผู้มีสิทธิเข้าถึงข้อมูลลับนั้น เพื่อให้ผู้ใช้งานหรือผู้ที่ได้รับข้อมูลทราบว่าตนมีสิทธิเข้าถึงข้อมูลนั้นหรือไม่ ในกรณีที่ผู้ได้รับข้อมูลไม่ใช่บุคคลที่มีสิทธิเข้าถึงข้อมูลลับดังกล่าว ให้ผู้รับข้อมูลลับนั้นทำลายข้อมูลที่ได้รับทันทีและแจ้งให้ผู้ส่งข้อมูลลับนั้นทราบด้วย
- ห้ามผู้ใช้งานทำการปลอมแปลงข้อความใด ๆ ในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งนี้ ครอบคลุมถึงส่วนของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ระบุผู้รับ ผู้ส่ง วันเวลา และหัวเรื่อง (E-mail Header) เนื้อความของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ และลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนในจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของบุคคลอื่น
- ผู้ใช้งานต้องตั้งค่าหรือตรวจสอบการตั้งค่าข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender) ให้ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุลของผู้ส่งเป็นภาษาอังกฤษ และจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ส่งเป็นอย่างน้อยและในกรณีที่ต้องการให้ผู้รับตอบกลับมาที่บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม ให้ตั้งค่าบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่มนั้นที่ “Reply To” แทนการเปลี่ยนแปลงที่ข้อมูลผู้ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Sender)
- ผู้ใช้งานต้องเขียนชื่อเรื่อง (Subject) ของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับที่กระชับ แต่สามารถเข้าใจเนื้อหาของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ง่าย มีรายละเอียดของเนื้อหามากที่สุด หรือในกรณีที่ต้องการให้สามารถเก็บจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เป็นชุดเดียวกันได้ อาจเพิ่มคำนำหน้าของชื่อเรื่องจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โดยการระบุชื่อสำคัญอยู่ในวงเล็บเหลี่ยม ตัวอย่าง [NAC 2012] ขอเลื่อนการประชุมการจัดงาน NAC 2012 เป็นวันที่ 11 มีนาคม 2555 จาก 13:00 น. เป็น 15:00 น. เป็นต้น
- ในกรณีที่ผู้ใช้งานมีเอกสารแนบที่ต้องการสื่อด้วยข้อความสั้น ๆ หรือไฟล์เอกสารที่ประกอบด้วยตัวอักษรความยาวไม่เกิน ๒๐ บรรทัด ไม่ต้องแนบไฟล์ แต่ให้นำข้อความทั้งหมดวางลงในเนื้อหาของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้สะดวกต่อผู้อ่าน และลดเวลาในการเปิดไฟล์และการทำงานของระบบ
- ผู้ใช้งานมีหน้าที่ต้องบริหารจัดการกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Mailbox) ของตนเองที่สำนักงานจัดสรรให้ เพื่อให้สามารถรับ-ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามปกติอยู่เสมอ และพึงตระหนักว่าสำนักงานมีพื้นที่ให้บริการกล่องรับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีขนาดจำกัดและเครื่องบริการ (Server) จะไม่สามารถรับ–ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้หากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดมีขนาดเกินจากขนาดที่สำนักงานกำหนดไว้
- ผู้ใช้งานต้องบริหารจัดการขนาดของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แต่ละฉบับของตนไม่ให้เกินมาตรฐานที่สำนักงานกำหนดไว้ เพื่อให้สามารถรับ-ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ได้ตามปกติ
- ให้ผู้ใช้งานพึงหลีกเลี่ยงการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือการส่งไฟล์จำนวนหลายไฟล์ หากต้องการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ ให้ใช้ระบบรับฝากไฟล์ขนาดใหญ่ร่วมกับการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์แจ้งแบบที่ไม่มีไฟล์แนบแทน เพื่อให้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์มีขนาดเล็ก
- ผู้ใช้งานต้องส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ให้แก่ผู้รับที่เกี่ยวข้องและจำเป็นต้องรับทราบสารสนเทศเท่านั้น และหากได้รับจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีผู้รับร่วมกันหลายคน ให้พึงระวังไม่ใช้คำสั่ง “Reply All” ถ้าหากจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ฉบับนั้นไม่ได้มีความจำเป็นต้องให้ผู้รับทุกคนตอบกลับหรือรับทราบ
- ผู้ใช้งานต้องพึงระวังในการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ถึงกลุ่มผู้รับขนาดใหญ่โดยตรง เว้นแต่เป็นการแจ้งเวียนสารสนเทศที่จำเป็นและเป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม และกระทำโดยพนักงานหรือพนักงานโครงการซึ่งได้รับการพิจารณาและอนุมัติจากผู้บังคับบัญชาระดับผู้อำนวยการฝ่ายขึ้นไป โดยที่การสื่อสารสารสนเทศที่มีขนาดเกินกว่า 200 เมกะไบต์ ผ่านจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ในแต่ละครั้งให้กระทำโดยการวางสารสนเทศไว้ที่ฐานข้อมูลกลางในระบบคอมพิวเตอร์หรือเว็บไซต์ที่เฉพาะพนักงาน พนักงานโครงการหรือผู้เกี่ยวข้องสามารถเข้าถึงได้
- การแจ้งข่าวสารให้กับพนักงานหรือพนักงานโครงการของสำนักงานบนระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ให้กระทำผ่านระบบแจ้งเวียนข่าวสาร หรือระบบอื่นใดซึ่งสำนักงานกำหนดให้เป็นช่องทางสื่อสารภายในแบบเป็นทางการ
- ผู้ใช้งานที่ต้องการใช้บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่มีวัตถุประสงค์พิเศษ คือ บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม (Groupmail Account) ซึ่งมีผู้ใช้งานร่วมกันมากกว่าหนึ่งคนขึ้นไป ต้องมอบหมายให้มีผู้ใช้งานหนึ่งคนเป็นผู้ดูแลบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่ม (Groupmail Moderator) ทำหน้าที่ในการดูแลบริหารจัดการสมาชิกของบัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์กลุ่มนั้น และต้องปรับปรุงข้อมูลของสมาชิกให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
- ผู้ใช้งานต้องใช้ความระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อจำเป็นต้องเปิดไฟล์แนบที่ได้รับจากผู้ส่งที่ตนเองไม่รู้จัก ซึ่งไฟล์แนบนั้นอาจมีชุดคำสั่งไม่พึงประสงค์ ได้แก่ Virus Trojan Worm Exploit ฯลฯ ติดมากับไฟล์แนบ
- ตรวจสอบลิงก์เชื่อมโยงที่แนบมาในอีเมลทุกครั้งก่อนคลิก
- เมื่อผู้ใช้งานได้รับข้อความเตือนจากซอฟต์แวร์ Anti-Virus ว่าเครื่องคอมพิวเตอร์ของตนถูกโจมตีโดยไวรัส ผู้ใช้งานต้องระงับการส่งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์และหยุดการใช้งานระบบเครือข่ายของสำนักงานทันที จนกว่าเครื่องคอมพิวเตอร์จะได้รับการแก้ไขจนกลับเข้าสู่สภาพปกติ
- หากผู้ใช้งานจำเป็นต้องส่งข้อมูลลับผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ให้เข้ารหัสลับข้อมูลเพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยการเข้ารหัสลับให้เป็นไปตามวิธีการที่จัดเตรียมไว้โดยหน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ
- ในการปฏิบัติงานของสำนักงาน ให้พนักงานหรือพนักงานโครงการ ใช้ระบบจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงาน หรือของผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับอนุมัติโดยสำนักงานเท่านั้น ห้ามใช้บัญชีจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ให้บริการจดหมายอิเล็กทรอนิกส์รายอื่น เพื่อหลีกเลี่ยงการนำสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานไปฝากไว้กับผู้ให้บริการภายนอกที่อาจมีสิทธิในการเก็บสำเนาจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ไว้ที่ระบบโดยไม่มีข้อจำกัด
- ผู้ใช้งานต้องเข้ารหัสลับข้อมูลที่มีลำดับชั้นความลับเมื่อจำเป็นต้องถูกส่งผ่านทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์เพื่อป้องกันการเข้าถึงโดยบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยการเข้ารหัสลับให้เป็นไปตามวิธีการที่จัดเตรียมไว้โดยหน่วยบริการเทคโนโลยีสารสนเทศ
การรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างส่วนราชการที่เป็นนิติบุคคล
- ให้ส่วนราชการจัดให้มีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (email address) กลาง ในชื่อโดเมน (domain name) ของส่วนราชการขึ้นเพื่อใช้ในการรับ-ส่งหนังสือระหว่างส่วนราชการ พร้อมทั้ง ผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งอาจเป็นเจ้าหน้าที่สารบรรณของหน่วยงานก็ได้ และให้มีหนังสือแจ้งสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) ทราบ
- กรณีที่ส่วนราชการไม่มีที่อยู่ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในชื่อโดเมน (domain name) ของหน่วยงาน เช่น .go.th หรือ .mi.th สำหรับรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือประสงค์ขอใช้บริการไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน) (mail.go.th) เพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าว สามารถแจ้งความประสงค์ไปยังสำนักงานพัฒนารัฐบาลดิจิทัล (องค์การมหาชน)
- การส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
- ให้ผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ ระบุเลขที่หนังสือ ชั้นความเร่งด่วน และเรื่องของหนังสือราชการที่จะจัดส่งนั้นไว้ในส่วนหัวข้อ (subject) ของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ และให้ระบุชื่อ-นามสกุล ตำแหน่ง และหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับผิดชอบไว้ในเนื้อหา ของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์นั้นด้วยทุกครั้ง ทั้งนี้ ส่วนราชการอาจคัดลอกเนื้อหาของหนังสือราชการที่จะจัดส่งเป็นไฟล์เอกสารแนบ (attachment file) มาบรรจุไว้ในส่วนเนื้อหาของไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบตัวอักษร (text) หรือ อาจเพิ่มเติมข้อมูลอื่นใดเพื่อประโยชน์ในการสืบค้นในภายหลังด้วยก็ได้ โดยในส่วนข้อมูลที่เพิ่มเติมให้แยกส่วนจากเนื้อหาของหนังสือราชการที่คัดลอก
- กรณีที่หนังสือราชการต้นฉบับได้มีการลงนามโดยผู้มีอำนาจนั้น ให้แปลงสภาพหนังสือดังกล่าวจากรูปแบบกระดาษเป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ชนิด .pdf ด้วยการถ่ายภาพหรือกราดตรวจ (scan) และเก็บรักษาหนังสือตัวจริงไว้ตามข้อ 2.2.6 ภาคผนวก 6 ท้ายระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม โดยให้ผู้จัดทำตรวจทานความถูกต้องและครบถ้วนของข้อมูลที่ได้จาก การแปลงว่ามีเนื้อหาหรือรูปแบบเช่นเดียวกับหนังสือราชการต้นฉบับ รวมทั้งมีความละเอียดและชัดเจน
- ให้ผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติ (auto reply) สำหรับการรับหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้ด้วย และเมื่อผู้ส่งหนังสือราชการได้รับการตอบกลับยืนยันทางอิเล็กทรอนิกส์ไม่ว่าจะในรูปแบบตอบกลับอัตโนมัติหรือการตอบกลับ ทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (reply mail) โดยผู้รับแล้ว ให้ถือว่าการตอบกลับดังกล่าวเป็นหลักฐานการรับหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้แล้ว แต่หากพ้นหนึ่งวันทำการแล้วยังไม่ได้รับการตอบกลับยืนยัน ให้ผู้ส่งหนังสือราชการติดต่อทางโทรศัพท์ไปยังส่วนงานสารบรรณของส่วนราชการผู้รับหนังสือราชการ และ เมื่อได้รับการยืนยันทางโทรศัพท์แล้ว ให้บันทึกชื่อและตำแหน่งของผู้ยืนยันพร้อมทั้งเวลาที่ได้รับการยืนยัน ไว้เป็นหลักฐานด้วย
- กรณีที่ส่วนราชการมีและใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อยู่แล้ว ให้ผู้ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์คัดลอกหนังสือต้นฉบับและสิ่งที่ส่งมาด้วยที่จัดส่งให้ส่วนราชการอื่นทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์เก็บไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทุกครั้ง
- เมื่อส่วนราชการที่จัดส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการยืนยันการรับ หนังสือราชการ ไม่ว่าจะด้วยการตอบกลับทางไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์หรือการยืนยันด้วยตัวบุคคลทางโทรศัพท์แล้ว ส่วนราชการผู้ส่งหนังสือดังกล่าวไม่ต้องจัดส่งหนังสือในรูปแบบกระดาษอีก หากส่วนราชการผู้รับหนังสือ มีความประสงค์ที่จะขอรับหนังสือในรูปแบบกระดาษ ขอให้ส่วนราชการผู้รับหนังสือมีหนังสือแจ้งเหตุผล และความจำเป็นถึงส่วนราชการผู้จัดส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ พร้อมทั้งสำเนาหนังสือดังกล่าว ไปยังสำนักงาน ก.พ.ร. ด้วย
- การรับหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์
- ให้ผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ของส่วนราชการ มีหน้าที่ตรวจสอบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับเป็นประจำตลอดเวลาราชการ โดยให้มีหน้าที่บันทึกการรับไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ดังกล่าวนั้นไว้ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม และมีหน้าที่ตอบกลับยืนยันการรับไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์กลับไปยังส่วนราชการ ผู้ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์ในโอกาสแรกที่สามารถกระทำได้
- ส่วนราชการที่ยังไม่มีเทคโนโลยีหรือความพร้อมในการรับ-ส่งหนังสือราชการ ทางอิเล็กทรอนิกส์ภายในส่วนราชการ ผู้รับผิดชอบในการรับ-ส่งหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์อาจเลือกใช้วิธีพิมพ์หนังสือราชการที่ได้รับให้ออกมาอยู่ในรูปกระดาษ แล้วเสนอหนังสือราชการที่พิมพ์ออกมานั้น ตามขั้นตอนภายในของส่วนราชการเช่นเดียวกับการเสนอหนังสือที่ได้รับในรูปแบบกระดาษตามที่เคยปฏิบัติมาก็ได้
- การจัดเก็บและทำลายหนังสือราชการที่รับ-ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์
- ให้ส่วนราชการผู้ส่งและผู้รับหนังสือราชการทางอิเล็กทรอนิกส์จัดเก็บหนังสือราชการ ที่ได้รับทางอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เพื่อประโยชน์ในการตรวจสอบในภายหลัง ทั้งนี้ ระยะเวลาการจัดเก็บและทำลายหนังสือราชการที่อยู่ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้เป็นไปตาม ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 และที่แก้ไขเพิ่มเติม