09 คู่มือ/แนวปฏิบัติ/คำแนะนำการทำงานขององค์กร

ปัจจุบันกระแสการใช้สื่อสังคม (Social Media) และเครือข่ายสังคม (Social Networking) อย่าง Facebook, Twitter, Youtube ได้รับความนิยมสูงมาก ทั้งในรูปแบบการใช้ส่วนบุคคล โครงการ จนถึงระดับองค์กร มีการเผยแพร่ข้อมูลต่างๆ ของหน่วยงานด้วยผ่านสื่อสังคม เครือข่ายสังคมอย่างต่อเนื่อง และจำนวนมาก บุคลากรขององค์กรสมัครเป็นสมาชิกเว็บไซต์ facebook และนำเสนอเนื้อหา ข้อมูลของตนเองผ่าน facebook ควบคู่กับเว็บไซต์หลักที่มีอยู่เดิม รวมทั้งยังมีอีกหลายหน่วยงานสนใจดำเนินการเพิ่ม สาเหตุหลักก็ไม่น่าจะพ้นไปจากการปรับบทบาทการบริการ การประชาสัมพันธ์ให้ทันต่อเทคโนโลยีและตอบรับกับแนวคิดการบริการ การประชาสัมพันธ์เชิงรุก อย่างไรก็ดีอยากให้ผู้บริหาร บุคลากรหน่วยงานที่สนใจลองพิจารณารายละเอียดปลีกย่อยเพิ่มเติม ดังรายละเอียด

• เครื่องมือ Social Media/Networking มีให้เลือกมากกว่า Facebook คงจะต้องศึกษาและพิจารณาเลือกใช้ให้เหมาะสมกับภาพลักษณ์องค์กร มีจุดเด่น จุดด้อย ข้อควรระวังเรื่องใดบ้าง
• ใครเป็นผู้รับผิดชอบการเผยแพร่สารสนเทศหน่วยงาน
• อีเมลที่ใช้สมัครเป็นสมาชิก ไม่ควรใช้อีเมลส่วนตัวของคนใดคนหนึ่ง รวมทั้งไม่ควรใช้ Group Mail ทั้งนี้หน่วยงานน่าจะสร้างอีเมลเฉพาะสำหรับการใช้สมัครสมาชิกสื่อสังคม เครือข่ายสังคม
• เนื้อหาที่นำเสนอ นอกจากข้อมูลหน่วนงานแล้ว ควรนำเสนอเนื้อหาอื่นๆ ตามวาระ เทศกาลสำคัญ รหมุนเวียนแนะนำอย่างสม่ำเสมอ แทนที่จะใช้เป็นช่องทางพูดคุยอย่างเดียว เดี๋ยวจะเหมือนกับใช้ Facebook เป็น MSN ไปซะนะครับ
• รูปภาพ จุดเด่นของสื่อสังคม เครือข่ายสังคมอย่าง Facebook คือการทำคลังภาพ ดังนั้นหากมีกิจกรรมต่างๆ ของหน่วยงาน การเข้าเยี่่ยมชม การจัดกิจกรรมสัมมนา รวมถึงมุมสวยๆ ของหน่วยงาน น่าจะนำมาเผยแพร่และใส่คำอธิบายให้เหมาะสม เพื่อให้เนื้อหาไม่ได้มีเฉพาะข้อความไงครับ
  • และไม่ควรนำภาพละเมิดลิขสิทธิ์มาเผยแพร่ เพราะจะกระจายได้กว้างและไวมาก อาจจะสร้างปัญหาต่างๆ ให้องค์กรและตนเองได้
• Video ก็สามารถนำเข้าและเผยแพร่ได้ลองหยิบกล้องถ่ายภาพดิจิทัลแล้วบันทึกภาพในโหมด Video พร้อมบรรยายแบบไม่ทางการมากนัก เพียงเท่านี้ก็สามารถ Upload และนำเสนอผ่าน Facebook ได้ง่ายๆ แล้วครับ
  • ประเด็นก็คือ Video ที่นำมาเผยแพร่ได้บันทึกและเป็นสมบัติของหน่วยงานหรือไม่อย่างไร
• การโต้ตอบกับเพื่อนๆ สมาชิก อย่าให้สื่อสังคม เครือข่ายสังคม เช่น Facebook เป็นเพียงช่องทางถามอย่างเดียวนะครับ ควรมีบุคลากรสื่อสาร โต้ตอบ รวมทั้งการส่งต่อคำถามไปยังผู้เกี่ยวข้อง
• การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงเนื้อหาแ่ต่ละส่วนให้เหมาะสม อันนี้สำคัญมาก
• การกลั่นกรองเนื้อหาเพื่อป้องกันการละเมิดปัญหาทรัพย์สินทางปัญญา ถ้าไม่อยากถูกจับ หรือมีประเด็นฟ้องร้องควรให้ความสำคัญกับการนำเสนอภาพ ฟอนต์ (กราฟิก) และข้อความด้วยนะครับ เช่น การนำข้อความสำคัญจากหนังสือมาเผยแพร่ ซึ่งถือว่าเป็นการทำซ้ำ
• การใช้ความสามารถอัตโนมัติเพื่อเผยแพร่ข้อมูลจากแหล่งอื่นๆ เช่น RSS Feed, TwitterFeed อันนี้มีจุดเด่นมากเช่นกัน
• การเลือกใช้ Facebook Apps อย่างเหมาะสม และหมั่นตรวจสอบข้อมูลจากหลายๆ แหล่งว่าไม่ใช่ Spy & Spam Apps ที่จะไปสร้างภาระให้ผู้อื่นด้วยนะครับ
• การใช้ Social Media/Networking ก็ควรมีระดับการใช้ที่เหมาะสม เช่น การกำหนดเป็นกลุ่มปิดเพื่อการสื่อสารภายในองค์กร หรือกับผู้เกี่ยวข้องเฉพาะกลุ่ม ภายใต้เกณฑ์ปฏิบัติที่กำหนดร่วมกัน
• สำหรับการสื่อสารผ่านสาธารณะ ควรหลีกเลี่ยงการนำเสนอข้อมูลส่วนตัว แต่ควรให้ความสำคัญกับการนำเสนอข้อมูลกิจกรรมขององค์กร รวมทั้งการแสดงตนให้เด่นชัดในภาพของ Knowledge Leader เน้นการนำเสนอสาระความรู้ควบคู่อย่างเหมาะสม
• ไม่ควรใช้ Social Media โดยละเลยเว็บไซต์หน่วยงาน ตัวอย่างการใช้ FB ประชาสัมพันธ์กิจกรรมของหน่วยงานโดยลิงก์ตรงไปยัง Youtube แทนที่จะนำ Embed code ของ Youtube มาใส่ในเว็บของหน่วยงานแล้วเผยแพร่ด้วยลิงก์ของเว็บหน่วยงาน แม้นว่าจะช่วยให้ “เร็ว” ได้ดั่งใจ แต่ผลกระทบกลับมีสูงต่อองค์กร ไม่ว่าจะเป็นภาพลักษณ์ ข้อมูลไม่ได้ถูกจัดเก็บในองค์กร (ภาพ ข่าว เก็บที่เครื่องของผู้ให้บริการ Social Media) แถมยังไม่ได้เพิ่มยอดฮิตกลับมายังเว็บหน่วยงาน ส่งผลให้เว็บหน่วยงานเงียบเฉาต่อไป